Notificaciones al usuario
Mawidabp envía correos automáticos a los usuarios para mantenerlos al tanto de hallazgos, comentarios y vencimientos. Este documento describe qué notificaciones existen y cuándo llegan, desde el punto de vista del usuario que las recibe. La configuración del lado del administrador está en Configuración de notificaciones.
Notificaciones sobre hallazgos
Nuevo hallazgo asignado
Cuando un auditor pasa una observación al estado Notificar, los auditados asignados reciben un correo con:
- El resumen de la observación (título, descripción, fecha de origen, riesgo).
- Un enlace Confirmar notificación para acusar recibo.
- Un enlace Ver hallazgo que lleva a la observación tras iniciar sesión.
El envío se hace automáticamente a las 20 hs del día en que el auditor cambia el estado (horario configurable por la organización). Si hay varias observaciones notificadas el mismo día al mismo usuario, llegan agrupadas en un único mail.
Nuevo comentario en un hallazgo
Cada vez que alguien (auditor o auditado) agrega un comentario a una observación, los demás participantes reciben un correo con:
- Un extracto del comentario.
- Un enlace directo al hallazgo.
El autor del comentario no recibe correo propio.
Notificaciones sobre vencimientos
7 días hábiles antes del vencimiento
Para hallazgos en estado En proceso de implementación, Implementada o Reprogramada: se envía un correo a auditores y auditados 7 días hábiles antes de la fecha de implementación comprometida.
1 día hábil antes del vencimiento
Un segundo aviso, un día hábil antes de la fecha. Diseñado para dar tiempo de cargar una respuesta o comprometer una nueva fecha antes de que el hallazgo se marque como vencido.
En la fecha de vencimiento
El día del vencimiento, auditores y auditados reciben un aviso más.
Recordatorios posteriores al vencimiento
Los lunes a las 20 hs (configurable) Mawidabp envía un resumen de hallazgos pendientes a los responsables con todas las observaciones cuya fecha de implementación expiró y siguen abiertas.
La frecuencia se define con el parámetro "Resumen de hallazgos en semanas":
- 1: cada semana.
- 2: cada dos semanas.
- Y así sucesivamente.
Los recordatorios siguen llegando hasta que el hallazgo cambia de estado.
Escalamiento a jerárquicos superiores
Si la organización habilita el escalamiento automático, las observaciones vencidas sin respuesta se notifican a niveles jerárquicos superiores cada semana:
- Primera notificación al auditado y al auditor.
- Semana siguiente: al superior jerárquico inmediato.
- Semana siguiente: al superior del superior, y así hasta agotar la jerarquía.
Cada vez que la fecha de implementación se actualiza (con una reprogramación o nueva fecha acordada), el reloj del escalamiento vuelve a cero.
Esta funcionalidad se configura internamente en la instancia y, una vez habilitada, aplica a todas las organizaciones de esa instalación.
Notificaciones sobre informes
Informe cercano a la fecha de cierre
Siete días hábiles antes de la fecha de cierre de un informe definitivo, los auditores y supervisores reciben un único correo con la lista de todos los informes cuya fecha de cierre se acerca.
Este aviso no le llega al auditado ni al gerente de auditoría. El objetivo es recordar al equipo de ejecución que, una vez vencida la fecha, no podrán seguir subiendo papeles de trabajo.
Resumen por destinatario
| Notificación | Auditor | Supervisor | Auditado | Gerente | Jerárquico |
|---|---|---|---|---|---|
| Nuevo hallazgo asignado | ✓ | ||||
| Nuevo comentario | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| 7 días antes del vencimiento | ✓ | ✓ | |||
| 1 día antes del vencimiento | ✓ | ✓ | |||
| Fecha de vencimiento | ✓ | ✓ | |||
| Resumen semanal de pendientes | ✓ | ✓ | |||
| Escalamiento por vencimiento | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Informe cercano a cierre | ✓ | ✓ |
Preferencias y frecuencias
Los parámetros configurables viven en Administración. Los más comunes:
- Horario de envío de notificaciones diarias (por defecto 20:00).
- Días de plazo antes de considerar una observación desatendida (por defecto 3).
- Periodo de resumen de hallazgos en semanas.
- Día de la semana para los resúmenes periódicos (por defecto lunes).
Como usuario final, no configuras las frecuencias directamente: las define la organización. Si una notificación te resulta excesiva o faltante, hablalo con el administrador de Mawidabp.