Seguimiento
Después del informe definitivo empieza el seguimiento: los hallazgos entran al módulo de Seguimiento y se gestionan hasta su cierre. Aquí conviven auditor y auditado en un diálogo con trazabilidad completa, comentarios, evidencia adjunta y notificaciones automáticas de vencimientos.
Cada usuario sólo ve los hallazgos a los que está asignado.
Estados de un hallazgo
Los hallazgos recorren una cadena de estados. El flujo habitual es:
Incompleta → Notificar → En proceso de implementación → Implementada → Implementada/Auditada
Con estados finales alternativos: Anulada, Desestimada, Difiere criterio, Riesgo asumido y Sin respuesta.
Detalle de cada estado:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Incompleta (borrador) | El auditor la está armando. El auditado no la ve. |
| Notificar | El sistema envía correo al auditado a las 20 hs (horario configurable). La observación entra al Seguimiento. |
| A regularizar | Permite aprobar el informe borrador y emitir el definitivo aunque aún no haya fecha de implementación. Requiere acciones correctivas cargadas. |
| En proceso de implementación | Hay plan de acción y fecha de compromiso. Mawidabp controla los vencimientos. |
| Implementada | El auditado envió evidencia; falta revisión del auditor. |
| Implementada/Auditada | Cerrada con aprobación del supervisor. Pasa de "pendientes" a "solucionados". |
| Sin respuesta | El auditado no respondió dentro del plazo (3 días por defecto, configurable). |
| Anulada | Observación creada por error. Estado final; no se revierte. |
| Desestimada | Observación sobre un objeto que deja de existir. |
| Difiere criterio | Un organismo externo considera que hay observación pero auditoría interna difiere. |
| Riesgo asumido | La organización asume el riesgo de no subsanar. |
Ciclo de vida típico
1. Creación y notificación
La observación nace en Incompleta. El auditor completa los campos y la pasa a Notificar cuando está lista.
Al pasar a Notificar:
- Se envía un correo al auditado responsable.
- El correo incluye un enlace Confirmar notificación y otro Ver hallazgo.
- La observación aparece en Seguimiento → Hallazgos pendientes.
2. Respuesta del auditado
El auditado ingresa al hallazgo y responde:
- Respuesta / acciones correctivas: qué va a hacer para remediar.
- Fecha estimada de implementación: compromiso temporal.
Si el auditado no responde en 3 días (parámetro configurable), el sistema cambia el estado a Sin respuesta.
3. En proceso de implementación
El auditor revisa la respuesta y cambia el estado a En proceso de implementación. Para avanzar a este estado son obligatorios:
- Respuesta / acciones correctivas.
- Fecha de implementación.
Mawidabp sigue los vencimientos automáticamente y envía recordatorios cuando el plazo se acerca o se pasa.
4. Diálogo continuo
Desde esta instancia y hasta el cierre, auditor y auditado pueden:
- Agregar comentarios al hallazgo (cada comentario dispara un correo al otro).
- Adjuntar archivos como evidencia.
- Cargar tareas asociadas.
Cuando el auditado adjunta un archivo, el auditor puede:
- Descargarlo directamente.
- Promoverlo a papel de trabajo del hallazgo con un clic.
5. Implementada
Cuando el auditado considera que terminó y envía la evidencia, el auditor puede marcar el hallazgo como Implementada. Esto detiene los recordatorios automáticos pero mantiene el hallazgo abierto hasta la revisión del supervisor.
6. Implementada/Auditada
El supervisor revisa la evidencia y marca Implementada/Auditada para cerrar. Campos requeridos:
- Fecha de solución.
- Comentarios del auditor.
El hallazgo pasa de Hallazgos pendientes a Hallazgos solucionados.
Vistas del módulo
Hallazgos pendientes
Seguimiento → Hallazgos pendientes muestra la lista de hallazgos abiertos asignados al usuario. Permite:
- Buscar por cualquier columna negra (las columnas en gris quedan excluidas del filtro).
- Descargar el listado en CSV o un resumen en PDF.
- Ver o editar cada hallazgo.
Hallazgos solucionados
Seguimiento → Hallazgos solucionados muestra los hallazgos cerrados con estado Implementada/Auditada o reiterados en informes posteriores.
Hallazgos reiterados
Seguimiento → Hallazgos reiterados lista los hallazgos que, tras haber sido cerrados, volvieron a aparecer en informes posteriores. Un insumo clave para revisar la efectividad real de las acciones correctivas.
Aprobaciones
Seguimiento → Aprobaciones recoge los hallazgos pendientes de revisión del supervisor. Útil como bandeja de trabajo para el rol.
Descargas por hallazgo
Dentro de cada hallazgo, en la esquina inferior derecha:
- Descargar seguimiento: PDF con los datos más importantes del hallazgo a la fecha.
- Descargar seguimiento completo: incluye historial de cambios y comentarios.
Notificaciones automáticas
Mawidabp envía notificaciones por correo en varios momentos:
- Al auditado cuando una observación pasa a Notificar.
- Al auditor y al auditado con cada comentario del otro.
- Recordatorios N días antes del vencimiento (parámetro configurable).
- Avisos cuando el hallazgo pasa a estado vencido.
- Escalamiento cuando una observación En proceso de implementación está vencida.
- Resumen periódico de hallazgos pendientes.
La configuración detallada de estas notificaciones vive en Configuración de notificaciones.
Reportes
Seguimiento → Reportes ofrece dos bloques:
- Auditoría: vista del área de auditoría (evolución de hallazgos, cumplimiento de plazos, efectividad).
- Generales (auditado): vista del lado del auditado (sus hallazgos pendientes y solucionados).
Todos los reportes aceptan filtros por período, unidad, responsable, etiqueta y estado, y se pueden exportar a PDF, Excel o CSV.